Secretariado Técnico Especializado em Compliance e Accountability
Asseguramos a conformidade regulatória da sua organização através de secretariado técnico especializado, com independência total, expertise atualizada e plataforma tecnológica opcional. Garantimos a demonstração da responsabilidade perante autoridades e auditores.
Porquê Secretariado Técnico?
As organizações enfrentam desafios crescentes em conformidade regulatória. O secretariado técnico externo é a solução ideal.
Falta de Know-How Interno
Acesso imediato a expertise especializada e atualizada, sem necessidade de recrutamento ou formação interna prolongada.
Independência e Imparcialidade
Garantia de tratamento imparcial sem conflitos de interesse internos, essencial para demonstração de accountability.
Complexidade Regulatória
Especialização multidisciplinar em RGPD, NIS2, CSRD, RGPC e outros regimes, com monitorização legislativa contínua.
Redução de Riscos
Minimização de riscos de não conformidade, sanções e danos reputacionais através de processos robustos e auditáveis.
Recursos Limitados
Solução escalável que se adapta às necessidades da organização, sem custos fixos elevados de equipas internas.
Plataforma Tecnológica
Sistema tecnológico opcional incluído, com automação de processos, dashboards e relatórios em tempo real.
Serviços Principais de Secretariado Técnico
Cobertura completa de todas as necessidades de compliance e accountability da sua organização.
Receção e Tratamento de Pedidos
Gestão centralizada e profissional de todos os pedidos recebidos pela organização.
- Receção multicanal de pedidos (email, portal, correio);
- Registo e numeração automática com timestamp;
- Triagem e qualificação jurídica imediata;
- Notificação automática aos responsáveis internos.
Gestão Documental
Arquivo estruturado e seguro de toda a documentação de compliance.
- Arquivo digital estruturado e seguro;
- Controlo de versões e histórico completo;
- Sistema de pesquisa avançada por critérios;
- Cumprimento de prazos de conservação legal.
Evidenciação e Registo de Ocorrências
Demonstração inequívoca de accountability perante autoridades.
- Registo cronológico detalhado de eventos;
- Auditoria completa de ações e decisões;
- Demonstração da responsabilidade organizacional;
- Relatórios de conformidade automáticos.
Suporte aos Responsáveis
Apoio técnico especializado aos responsáveis de compliance internos.
- Preparação de minutas e documentos técnicos;
- Gestão de prazos legais e alertas;
- Coordenação interna entre departamentos;
- Monitorização legislativa e regulatória.
Respostas Formais
Elaboração profissional de respostas com qualidade técnica e jurídica.
- Redação técnica especializada e fundamentada;
- Cumprimento rigoroso de prazos legais;
- Registo com prova de entrega certificada;
- Arquivo organizado de correspondência.
Relatórios e Estatísticas
Análise de desempenho e reporting executivo para a administração.
- Relatórios mensais, trimestrais e anuais;
- Indicadores de desempenho (KPIs) customizados;
- Análise de tendências e identificação de riscos;
- Dashboards interativos em tempo real.
Suporte aos Responsáveis Corporativos
Apoio especializado a cada função de compliance, assegurando o cumprimento de obrigações legais específicas.
Encarregado da Proteção de Dados
- Gestão de pedidos de titulares (acesso, retificação, oposição);
- Registo de violações de dados (data breaches);
- Relacionamento com autoridade de proteção de dados;
- Avaliações de impacto sobre a proteção de dados.
Responsável de Cibersegurança
- Registo de incidentes de cibersegurança;
- Notificações obrigatórias segundo a NIS2;
- Relatórios de conformidade regulatória;
- Documentação de medidas técnicas implementadas.
Responsável pelo Acesso à Informação
- Receção de pedidos segundo a LADA;
- Controlo rigoroso de prazos legais;
- Coordenação interna para recolha de informação;
- Respostas fundamentadas e motivadas.
Responsável pelo Cumprimento Normativo
- Matriz de obrigações legais aplicáveis;
- Monitorização legislativa contínua;
- Relatórios de conformidade regulatória;
- Apoio em auditorias e inspeções.
Responsável pelo Tratamento de Denúncias
- Plataforma de denúncia segura e confidencial;
- Qualificação e triagem de denúncias;
- Proteção da confidencialidade do denunciante;
- Relatórios estatísticos para a administração.
Responsável pela Sustentabilidade Corporativa
- Recolha de dados ESG (ambiental, social, governança);
- Relatórios de sustentabilidade segundo a CSRD;
- Gestão documental de evidências ESG;
- Apoio em auditorias de sustentabilidade.
Suporte Direto aos Órgãos de Administração ou Executivos
Asseguramos que a administração dispõe da informação necessária para exercer a supervisão efetiva de compliance.
Responsabilidades Crescentes dos Administradores
Os órgãos de administração enfrentam responsabilidades pessoais crescentes em matéria de compliance, incluindo RGPD, NIS2, CSRD e RGPC. A demonstração de supervisão efetiva requer informação estruturada, atualizada e facilmente acessível. O nosso secretariado técnico assegura que a administração dispõe de toda a informação necessária para exercer as suas funções de supervisão e para demonstrar perante autoridades e auditores que existe uma governança efetiva de compliance.
Reporting Executivo de Compliance
- Dashboards executivos com KPIs de compliance;
- Relatórios trimestrais e anuais consolidados;
- Alertas de riscos e não conformidades identificadas;
- Análise de tendências e recomendações estratégicas;
- Benchmarking com práticas de mercado.
Preparação de Reuniões de Administração
- Preparação de agendas e convocatórias formais;
- Elaboração de notas técnicas sobre temas de compliance;
- Minuta de deliberações para aprovação;
- Registo e arquivo de atas de reuniões;
- Follow-up de decisões e ações tomadas.
Supervisão e Monitorização
- Matriz de supervisão de responsáveis de compliance;
- Monitorização de prazos e obrigações legais;
- Avaliação periódica de desempenho dos responsáveis;
- Identificação proativa de riscos de não conformidade;
- Propostas de medidas corretivas e preventivas.
Relacionamento com Autoridades
- Coordenação de respostas a autoridades reguladoras;
- Preparação para inspeções e auditorias;
- Acompanhamento de auditorias externas;
- Gestão de processos contraordenacionais;
- Registo de comunicações oficiais com entidades.
Gestão de Crises e Incidentes
- Protocolos de resposta a incidentes graves;
- Coordenação com equipas técnicas e jurídicas;
- Comunicações de crise internas e externas;
- Notificações urgentes a autoridades;
- Documentação completa do incidente e resposta.
Governança de Compliance
- Desenho de estrutura de governança adequada;
- Definição de políticas e procedimentos internos;
- Matriz de responsabilidades (RACI) clara;
- Implementação de comités de compliance;
- Planos de formação e sensibilização.
Demonstração da Responsabilidade (Accountability)
O suporte aos órgãos de administração permite demonstrar perante autoridades reguladoras e auditores externos que existe uma supervisão efetiva das funções de compliance. Esta demonstração é essencial para cumprimento do princípio de accountability previsto no RGPD, NIS2, CSRD e outros regimes regulatórios. Através dos nossos relatórios executivos, atas de reuniões e matrizes de supervisão, a administração dispõe de evidência clara e documentada do exercício das suas funções de governança.
Como Funciona – Processo de Implementação
Um processo estruturado e eficiente para iniciar o secretariado técnico da sua organização.
Consulta Inicial e Avaliação
- Análise detalhada das obrigações legais aplicáveis à organização;
- Identificação de gaps e áreas de risco de não conformidade;
- Proposta personalizada de serviços de secretariado técnico.
Implementação e Configuração (2-4 semanas)
- Setup opcional de plataforma tecnológica dedicada;
- Integração com sistemas existentes da organização;
- Formação de utilizadores e responsáveis internos.
Operação Contínua
- Receção automática de pedidos 24 horas por dia, 7 dias por semana;
- Gestão profissional de casos e controlo de prazos;
- Suporte técnico dedicado à organização.
Relatórios e Melhoria Contínua
- Relatórios mensais, trimestrais e anuais de atividade;
- Análise de riscos e identificação de tendências;
- Recomendações de otimização e melhoria contínua.
Conformidade Legal – Regimes Jurídicos Abrangidos
Expertise especializada nos principais regimes regulatórios aplicáveis em Portugal e na União Europeia.
Proteção de Dados
RGPD
Cibersegurança
NIS2
Segurança da Informação
ISO 27001
Procedimento Administrativo
CPA/LADA
Prevenção da Corrupção
RGPC
Proteção de Denunciantes
Whistleblowing
Sustentabilidade Corporativa
CSRD
Inteligência Artificial
AI Act
Setores Que Servimos
Experiência comprovada em múltiplos setores de atividade com requisitos específicos de compliance.
Setor Financeiro
Administração Pública
Grandes Empresas
PME Qualificadas
Saúde e Farmacêutico
Indústria e Distribuição
A Nossa Experiência em Números
150+
Organizações Secretariadas
10.000+
Pedidos Processados Anualmente
100%
Taxa de Conformidade Legal
24h
Tempo Médio de Resposta
Perguntas Frequentes
Respostas às dúvidas mais comuns sobre os nossos serviços.
Qual a diferença entre secretariado interno e externo?
O secretariado externo oferece independência e imparcialidade totais, essenciais para demonstração de accountability. Dispõe de expertise especializada e atualizada, sem necessidade de recrutamento ou formação prolongada. Adicionalmente, elimina riscos de conflitos de interesse internos e proporciona acesso a plataforma tecnológica sem investimento inicial. O secretariado interno pode ser limitado por recursos, conhecimento técnico e potenciais conflitos de interesse organizacionais.
Quanto tempo demora a implementação?
A implementação completa do secretariado técnico demora tipicamente entre 2 a 4 semanas. Este prazo inclui a análise de requisitos, configuração opcional da plataforma tecnológica, integração com sistemas existentes e formação de utilizadores. Em situações urgentes, podemos acelerar o processo para início de operação em menos de uma semana, garantindo sempre a qualidade e conformidade dos serviços prestados.
A plataforma tecnológica é obrigatória?
Não, a plataforma tecnológica é opcional. Oferecemos total flexibilidade: pode optar por utilizar a nossa plataforma integrada, que proporciona automação, dashboards e relatórios em tempo real, ou pode preferir que operemos com os seus sistemas existentes. Muitas organizações começam sem plataforma e posteriormente decidem implementá-la à medida que reconhecem os benefícios. O importante é que os serviços de secretariado técnico são independentes da tecnologia utilizada.
Posso começar sem plataforma tecnológica?
Sim, absolutamente. Muitas organizações preferem iniciar os serviços de secretariado técnico sem investimento em plataforma tecnológica. Podemos trabalhar com os seus sistemas existentes (email, sistemas de gestão documental, etc.) ou através de processos manuais estruturados. Esta abordagem permite avaliar os benefícios do secretariado técnico antes de qualquer decisão sobre tecnologia. A plataforma pode ser implementada posteriormente, quando e se a organização considerar adequado.
Posso contratar apenas um serviço específico?
Sim, oferecemos total flexibilidade na contratação de serviços. Pode começar com um único serviço específico, como por exemplo apenas o suporte ao Encarregado de Proteção de Dados ou apenas a gestão de pedidos LADA. À medida que reconhece o valor dos serviços, pode expandir gradualmente para outras áreas de compliance. Muitas organizações começam com um serviço piloto e posteriormente estendem a colaboração. Adaptamos a nossa proposta às necessidades e prioridades específicas de cada organização.
Como é garantida a confidencialidade?
A confidencialidade é garantida através de múltiplas camadas de proteção. Todos os nossos profissionais estão vinculados a acordos de confidencialidade rigorosos. Utilizamos sistemas tecnológicos com encriptação de dados em trânsito e em repouso, controlo de acessos granular e auditoria completa de ações. Cumprimos as normas ISO 27001 de segurança da informação. Adicionalmente, estabelecemos acordos de confidencialidade específicos com cada cliente e implementamos políticas de segregação de informação entre diferentes organizações servidas.
Qual o modelo de pricing?
Oferecemos modelos de pricing flexíveis adaptados às necessidades de cada organização. O modelo mais comum é uma mensalidade fixa baseada no âmbito de serviços contratados e no volume estimado de atividade. Também oferecemos modelos baseados em volume de transações processadas ou modelos híbridos. A plataforma tecnológica, quando contratada, pode ser incluída na mensalidade ou cobrada separadamente. Todas as propostas são personalizadas após análise detalhada das necessidades específicas da organização.
Como funciona o suporte aos órgãos de administração?
O suporte aos órgãos de administração inclui dashboards executivos com indicadores chave de compliance, relatórios trimestrais consolidados, preparação de materiais para reuniões de administração, matrizes de supervisão de responsáveis de compliance e alertas de riscos críticos. Fornecemos à administração toda a informação necessária para exercer supervisão efetiva e para demonstrar accountability perante autoridades. Os administradores acedem a uma visão completa e atualizada do estado de conformidade da organização, permitindo tomada de decisões informadas e evidenciação de governança responsável.
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